شركات إدارة العقارات ذات الملكية المشتركة

This post is also available in:

شركات إدارة العقارات المشتركة في دبي – إجراءات الاستبدال

وفقاً للقانون رقم (4) لسنة 2019 بشأن مؤسسة التنظيم العقاري (ريرا) والقانون رقم (6) لسنة 2019 بشأن ملكية العقارات المشتركة في إمارة دبي، تصدر مؤسسة التنظيم العقاري الإرشادات التالية المتعلقة بإجراءات طلب استبدال شركات إدارة العقارات المشتركة من الفئة الثالثة:

1. تقديم الشكاوى

1. يجب على ملاك الوحدات تقديم أي شكاوى تتعلق بإدارة المرافق والمناطق المشتركة في العقارات المشتركة إلى لجنة الملاك المسجلة لدى مؤسسة التنظيم العقاري.

2. معالجة الشكاوى

1. ستقوم لجنة الملاك بمخاطبة شركة الإدارة وإبلاغها بتفاصيل الشكوى أو الملاحظات. ويجب على شركة الإدارة القيام بما يلي:
   • الرد على الشكوى أو الملاحظات أو أي استفسارات من لجنة الملاك وفقاً للوائح والإجراءات المعمول بها في مؤسسة التنظيم العقاري.
   • تصحيح الوضع خلال 14 يوماً من تاريخ الإخطار إذا طلبت لجنة الملاك ذلك. ويجب على شركة الإدارة إبلاغ لجنة الملاك بإجراءات التصحيح.

3. الإجراءات المتخذة من قبل لجنة الملاك

1. إذا فشلت شركة الإدارة في تصحيح الوضع خلال 14 يوماً من إخطار لجنة الملاك، فستتخذ اللجنة الإجراءات التالية:
   • تحديد الإجراءات المطلوبة لتصحيح الوضع، بما في ذلك:
     • التفتيش الفني
     • التدقيق المالي
     • كل من التفتيش الفني والتدقيق المالي معاً
   • إذا اختارت اللجنة التفتيش الفني، فستقوم باختيار شركة تفتيش عقاري مرخصة من مؤسسة التنظيم العقاري لإجراء التفتيش وإصدار تقرير فني.
   • إذا اختارت اللجنة التدقيق المالي، فستقوم باختيار مدقق حسابات معتمد من مؤسسة التنظيم العقاري لإجراء التدقيق وإصدار تقرير تدقيق مالي.
   • ستقوم لجنة الملاك باختيار شركة التفتيش أو مدقق الحسابات (أو كليهما)، والاتفاق على التكاليف والمصاريف، وتحديد نطاق العمل وجميع الشروط والالتزامات في الاتفاقية.

4. التزامات شركة الإدارة

1. يجب على شركة الإدارة توقيع الاتفاقيات مع شركة التفتيش العقاري و/أو مدقق الحسابات الذي اختارته لجنة الملاك خلال 5 أيام عمل من تاريخ إخطارها من قبل اللجنة.

5. التكاليف والمصاريف

1. إذا طلبت لجنة الملاك تعيين شركة تفتيش عقاري و/أو مدقق حسابات، فسيتم خصم التكاليف والمصاريف المرتبطة بذلك من حساب رسوم الخدمة أو رسوم الاستخدام.

6. التزامات شركة التفتيش العقاري

1. الامتثال للوائح والإجراءات المعمول بها.
2. ضمان عدم وجود تضارب في المصالح بين شركة التفتيش وشركة الإدارة ولجنة الملاك، والعمل بمهنية وحيادية.
3. مراجعة العقود والاتفاقيات المبرمة بين شركة الإدارة ومزودي الخدمة للعقار المشترك.
4. إصدار تقرير فني يوضح ما يلي بالتفصيل:
   • أي عيوب في الأجزاء المشتركة أو الإنشائية للعقار المشترك ومدى خطورتها.
   • كفاءة شركة الإدارة في إدارة الأجزاء المشتركة والمرافق المشتركة في العقار المشترك.
   • كفاءة شركة الإدارة في إدارة ومراقبة أداء مزودي الخدمة للعقار المشترك.
   • تحديد الطرف المسؤول عن التسبب في الأضرار المحددة في التقرير الفني.
   • تحديد أعمال الإصلاح والصيانة للعيوب المحددة في التقرير الفني.
   • تحديد التكاليف والمصاريف المرتبطة بأعمال الإصلاح.
   • تحديد الجدول الزمني المقترح لتنفيذ كافة الإصلاحات في العقار المشترك.
   • تحديد الأخطاء والممارسات السلبية التي تتبعها شركة الإدارة في إدارة وتشغيل وصيانة وإصلاح الأجزاء المشتركة فيما يتعلق بالأمور الإدارية والفنية.
   • إذا تبين أن شركة الإدارة غير كفؤة أو غير فعالة أو غير قادرة على إدارة وصيانة الأجزاء المشتركة، فيجب تحديد ضمان بنكي يغطي التكاليف المحددة، ويجب على شركة الإدارة تقديم الضمان البنكي إلى مؤسسة التنظيم العقاري وفقاً للإجراءات المعمول بها.
   • تقديم نسخة من التقرير الفني باللغة العربية إلى مؤسسة التنظيم العقاري ولجنة الملاك. وتكون النسخة باللغة الإنجليزية اختيارية بناءً على طلب اللجنة.

7. التزامات مدقق الحسابات

1. الامتثال للوائح والإجراءات المعمول بها.
2. ضمان عدم وجود تضارب في المصالح بين مدقق الحسابات وشركة الإدارة ولجنة الملاك، والعمل بمهنية وحيادية.
3. اتباع المعايير الدولية للمحاسبة والمعايير الخاصة بالمهام المحددة من قبل لجنة الملاك.
4. مراجعة العقود والاتفاقيات المبرمة بين شركة الإدارة ومزودي الخدمة للعقار المشترك.
5. إصدار تقرير تدقيق مالي يتضمن، على سبيل المثال لا الحصر، المعلومات التالية:
   • الملاحظات المالية المحددة في التقرير ومدى خطورتها.
   • كفاءة شركة الإدارة في الأمور المالية.
   • التحقق من التزام شركة الإدارة بمسك السجلات المالية وفقاً للإجراءات المعمول بها.
   • كفاءة شركة الإدارة في تطبيق سياسات وإجراءات إدارة المخاطر.
   • كفاءة شركة الإدارة في تطبيق سياسة تضارب المصالح وإجراءات المناقصات.
   • تحديد الملاحظات والتوصيات التي يجب على شركة الإدارة تصحيحها وإدراجها في التقرير المالي.
   • تحديد الجدول الزمني المقترح لإجراء التصحيحات الواردة في التقرير المالي.
   • تحديد الأخطاء والممارسات السلبية التي تتبعها شركة الإدارة في إدارة وتشغيل وصيانة وإصلاح الأجزاء المشتركة فيما يتعلق بالأمور الإدارية والمالية.
   • بيان مدى التزام شركة الإدارة بميزانية رسوم الخدمة ورسوم الاستخدام أو أي رسوم أخرى معتمدة من مؤسسة التنظيم العقاري.
   • تقديم نسخة من تقرير التدقيق المالي باللغة العربية إلى مؤسسة التنظيم العقاري ولجنة الملاك. وتكون النسخة باللغة الإنجليزية اختيارية بناءً على طلب اللجنة.

8. حيادية التقارير

1. يجب أن تكون شركة التفتيش العقاري و/أو مدقق الحسابات المعتمد محايدين في عملهم كطرف ثالث، وعدم إصدار أي مسودات تقارير لمراجعتها من قبل لجنة الملاك أو شركة الإدارة. ويجب تقديم التقارير النهائية مباشرة إلى مؤسسة التنظيم العقاري، والتي ستقوم بدورها بتزويد لجنة الملاك وشركة الإدارة بنسخة منها.

9. مراجعة التقارير

1. ستقوم لجنة الملاك بمراجعة التقارير النهائية الصادرة عن شركات التفتيش العقاري و/أو مدققي الحسابات المعتمدين.

10. إخفاق شركة الإدارة

1. إذا تبين أن شركة الإدارة مقصرة أو غير كفؤة بناءً على التقارير النهائية، فستقوم لجنة الملاك بإخطار شركة الإدارة لتصحيح الوضع، شريطة أن تلتزم اللجنة بما يلي:
   • إذا كانت هناك تكاليف مالية ضمن الميزانيات المعتمدة أو تكاليف إضافية لأعمال الصيانة:
     • اعتماد التكاليف المالية لأعمال الصيانة المطلوبة إذا لم تكن مدرجة مسبقاً في الميزانية.
     • استخدام صندوق الاحتياطي، شريطة موافقة مؤسسة التنظيم العقاري.
   • إذا ثبت خطأ شركة الإدارة، فستتحمل الشركة التكاليف ضمن مبلغ الضمان المودع من قبلها. وستعتمد فترة الإنذار لتصحيح الوضع على الجدول الزمني المحدد في التقرير.

11. الفشل في التصحيح

1. إذا فشلت شركة الإدارة في تصحيح الوضع، فستقدم لجنة الملاك طلباً إلى مؤسسة التنظيم العقاري لإصدار إنذار خطي لشركة الإدارة للقيام بأعمال الإصلاح والصيانة، مع التقارير المستلمة التي تدعم هذا الطلب، وتحديد أوقات البدء والانتهاء من العمل وفقاً للجدول الزمني المحدد في التقارير المرفقة.

12. مراجعة مؤسسة التنظيم العقاري

1. ستقوم مؤسسة التنظيم العقاري بمراجعة الطلب المقدم من لجنة الملاك والتحقق من التقارير النهائية المرفقة الصادرة عن المدقق الفني والمالي.

دائرة الأراضي والأملاك في دبي (DLD) هي الجهة الحكومية المسؤولة عن إدارة وتطوير القطاع العقاري في دبي. وهي تقدم مجموعة من الخدمات المتعلقة بملكية العقارات، والتسجيل، والتقييم، وتسوية المنازعات.

مؤسسة التنظيم العقاري (ريرا) هي الذراع التنظيمي لدائرة الأراضي والأملاك، وهي المسؤولة عن الإشراف على الصناعة العقارية في دبي وتنظيمها. وتضع القواعد واللوائح للأنشطة العقارية، بما في ذلك إدارة العقارات المملوكة بشكل مشترك.

تتماشى المعلومات الواردة في الوثيقة مع تركيز دائرة الأراضي والأملاك ومؤسسة التنظيم العقاري على الشفافية والكفاءة وحماية المستهلك في القطاع العقاري. ومن خلال تحديد إجراءات واضحة لاستبدال شركات الإدارة ومعالجة الشكاوى، تهدف الإرشادات إلى ضمان التشغيل السلس للعقارات المملوكة بشكل مشترك وحماية مصالح جميع أصحاب المصلحة.

بالإضافة إلى ذلك، فإن التركيز على التفتيش الفني، والتدقيق المالي، والامتثال للوائح يعكس التزام دائرة الأراضي والأملاك ومؤسسة التنظيم العقاري بالحفاظ على معايير عالية في إدارة العقارات وتعزيز أفضل الممارسات في هذا القطاع.